Veel werkgevers doen het al jaren op gevoel. Een werknemer valt uit, er gaat een kaartje naar huis, en daarna wordt het stil — uit respect, uit onzekerheid, of uit angst om te veel druk te leggen. Sinds 1 januari 2026 volstaat dat gevoel niet meer.
Een koninklijk besluit van 17 december 2025 wijzigde de Codex over het welzijn op het werk op het vlak van re-integratie en de preventie van langdurige afwezigheid. Het werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 30 december 2025 en is intussen van kracht. De kern: contact met een arbeidsongeschikte werknemer wordt een verwachting met een procedure erachter, niet langer een kwestie van goede bedoelingen.
Wat er concreet verandert
Drie zaken springen eruit.
De werknemer kan zelf aanpassingen vragen vóór hij uitvalt. Dat is een verschuiving van reactief naar preventief. Iemand die merkt dat het niet meer gaat, kan aankloppen met een vraag tot aanpassing van de werkpost of het werkregime — zonder dat er eerst een ziektebriefje op tafel moet liggen.
De werkgever moet contact houden tijdens de arbeidsongeschiktheid. En dat contact moet gestructureerd zijn: er hoort een procedure over in het arbeidsreglement.
De arbeidsarts kan een gesprek voorstellen. Bovenop de informatie over re-integratiemogelijkheden die al verplicht was.
Het punt dat de meeste kmo''s over het hoofd zien
De aandacht gaat bijna altijd naar het eerste luik: mág ik nu bellen naar iemand die ziek thuis zit? Het antwoord is genuanceerd, en dat is precies waarom er een procedure moet zijn.
Maar de praktische valstrik zit in het arbeidsreglement. Een arbeidsreglement wijzigen is geen kwestie van een alinea toevoegen en het document opnieuw uitprinten. Er hangt een formele procedure aan vast, met betrokkenheid van het comité PBW als u er een heeft, en met een neerlegging bij de bevoegde dienst. Wie in augustus vaststelt dat er nog niets veranderd is, heeft geen middag werk voor de boeg maar een dossier.
Bij organisaties zonder comité PBW — en dat zijn de meeste bedrijven onder de vijftig werknemers — loopt het via rechtstreekse raadpleging van de werknemers. Ook dat vraagt tijd en documentatie.
Waar het echt om draait
De regelgeving beschrijft een procedure. De reden erachter is minder juridisch: langdurige afwezigheid wordt in bijna alle gevallen langer naarmate het contact schaarser wordt. Iemand die drie maanden niets hoort, bouwt een drempel op die er in week één nog niet was. Terugkomen wordt dan een sprong in plaats van een stap.
De bedrijven waar re-integratie werkt, hebben zelden het strakste beleid. Ze hebben iemand die belt. Iemand die vraagt hoe het gaat zonder er meteen een werkhervattingsgesprek van te maken. De nieuwe regels dwingen u om dat op papier te zetten — maar ze regelen niet of iemand het effectief doet.
Wat u deze maand kunt nakijken
Staat er iets over contact tijdens arbeidsongeschiktheid in uw arbeidsreglement? Zo nee: start de wijzigingsprocedure, wacht niet tot een inspecteur ernaar vraagt.
Weet uw leidinggevende wie het contact opneemt, en met welke boodschap? In veel bedrijven is dat impliciet en dus onbetrouwbaar.
Is er een route voor de werknemer die aanpassingen wil vragen vóór uitval? Als niemand weet waar hij daarvoor moet zijn, bestaat die mogelijkheid alleen op papier.
Heeft u afgestemd met uw externe dienst over de rol van de arbeidsarts in dit verhaal?
Twijfelt u of uw aanpak volstaat?
De regelgeving is helder over het wat, veel minder over het hoe. Preventix helpt u de tekst vertalen naar iets wat past bij de omvang en de cultuur van uw organisatie — zonder u een sjabloon aan te smeren dat u nadien toch niet gebruikt.
Vraag een quickscan aan van uw re-integratiebeleid →
Bron: KB van 17 december 2025 tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk (BS 30 december 2025), in werking op 1 januari 2026.