Een crisisoefening roept beelden op van rookmachines, figuranten met schmink en een halve dag productieverlies. Dat bestaat, het heeft zijn waarde, en het is voor veel kmo's te duur om jaarlijks te doen.
De tafeloefening is de kleine broer die bijna niemand gebruikt. Twee uur, een vergaderzaal, zes mensen. Geen materiaal. En ze levert vaak meer bruikbare informatie op dan een simulatie, omdat er tijd is om te praten over waarom iemand iets besliste.
Wat u nodig heeft
Zes tot acht deelnemers: uw crisisteam plus één of twee mensen van de werkvloer die er normaal buiten vallen. Die laatsten stellen de vragen die de anderen niet meer stellen.
Iemand die de oefening leidt en niet meespeelt. Dat kunt u zelf zijn.
Een scenario van vijf regels.
Een timer.
Het scenario schrijven
Houd het klein en dichtbij. Geen aanslag, geen instorting. Neem iets wat vorig jaar bijna gebeurde.
Een goed scenario heeft drie eigenschappen: het is plausibel voor uw sector, het raakt meerdere afdelingen, en het bevat één element waar geen procedure voor bestaat.
Voorbeeld: "Dinsdag 6u30. Beginnende brand in het magazijn, snel geblust door de ploeg. Geen gewonden, wel rookschade. Eén medewerker klaagt over ademhalingsklachten. Er staat een vrachtwagen te wachten aan de poort. De zaakvoerder is in het buitenland."
Vijf regels. Meer heeft u niet nodig.
Het verloop
Eerste twintig minuten: het incident. U leest het scenario voor. De deelnemers reageren zoals ze zouden reageren. U noteert wat ze zeggen en zwijgt verder.
Na twintig minuten: een wending. Geef één nieuw element: een journalist belt, de medewerker met klachten wordt onwel, of de rookschade blijkt een productielijn stil te leggen. Kijk wat er met de rolverdeling gebeurt.
Na een uur: de sprong vooruit. "Het is nu de volgende ochtend." Wat moet er dan gebeurd zijn? Deze fase wordt bijna altijd overgeslagen in oefeningen, en het is de fase waarin de meeste echte crisissen zich afspelen.
Laatste veertig minuten: debriefing. Niet "hoe ging het". Wel: op welk moment wist niemand wie besliste? Welke informatie ontbrak? Wat had er op papier moeten staan?
Wat u eruit haalt
Schrijf maximaal vijf verbeteracties op met een naam en een datum erbij. Meer dan vijf wordt niets.
De meest voorkomende uitkomsten die wij zien: er is geen tweede naam per rol, niemand logde, de verzamelplaats klopt niet voor dit scenario, en er bestaat geen afspraak over wie de familie verwittigt.
Herkenbaar? Dan weet u wat uw oefening zou opleveren.
Wanneer u er beter iemand bij haalt
Als u zelf in het crisisteam zit, kunt u moeilijk tegelijk leiden en meespelen. Als er gevoeligheden liggen tussen afdelingen. Of als u wilt dat de oefening onvoorspelbaar blijft, dan is het handig dat niemand het scenario vooraf kent, ook u niet.
Wilt u een oefening waar u zelf aan kunt deelnemen?
Preventix ontwerpt en begeleidt scenariooefeningen op maat van uw organisatie, met een debriefing die uitmondt in concrete verbeteracties.