Het globaal preventieplan loopt over vijf jaar. Dat is een verstandige termijn: veiligheidsbeleid heeft een lange adem nodig, en wie elk jaar opnieuw begint, komt nergens.
Alleen ziet een bedrijf er na vijf jaar zelden nog uit zoals bij het schrijven. Er is een lijn bijgekomen, een afdeling verdwenen, er zijn twintig mensen bij of weg, er staat een nieuw gebouw, of het bedrijf is overgenomen.
Het plan loopt dan nog wel. Het gaat alleen over een organisatie die niet meer bestaat.
De symptomen
U herkent een verouderd plan aan een paar dingen. Er staan machines in die weg zijn. Er staan functies in die niemand meer heeft. De doelstellingen zijn geformuleerd in termen die niemand meer gebruikt. En bij de bespreking in het comité vraagt niemand iets, omdat iedereen aanvoelt dat het document los staat van de werkelijkheid.
Dat laatste is het duurste gevolg. Een plan waar niemand vragen over stelt, is een plan dat niemand leest.
Wat er wel en niet vastligt
Het globaal preventieplan is een meerjarenkader. Het jaaractieplan is de vertaling ervan naar het lopende jaar. Die twee horen op elkaar aan te sluiten, en dat is precies waar het scheef groeit: het jaaractieplan volgt de werkelijkheid, het meerjarenplan blijft staan.
Herzien mag. Er is geen regel die zegt dat u vijf jaar moet wachten. Een plan bijstellen na een ingrijpende verandering is geen zwakte in de planning; het is wat een plan bruikbaar houdt.
Vier momenten om het boven te halen
Bij een structurele wijziging. Nieuwe activiteit, nieuwe locatie, nieuwe installatie, forse groei of krimp. De vraag is telkens: verandert dit ons risicoprofiel?
Na een ernstig incident. Een ongeval legt bijna altijd iets bloot wat in het plan niet voorkwam. Dat is een goede reden om verder te kijken dan de directe oorzaak.
Bij een overname of fusie. Twee organisaties, twee preventieculturen, twee stel documenten. Dit is het moment waarop het meeste misloopt en waarop er het minst naar preventie gekeken wordt.
Bij het opstellen van het jaaractieplan. Eén vraag volstaat: staan de acties van dit jaar nog in het verlengde van het meerjarenplan? Zo nee, dan klopt er iets niet, en het is niet noodzakelijk het jaaractieplan.
Praktisch
U hoeft het document niet elk jaar te herschrijven. Wat wel helpt: een korte bijlage waarin u noteert wat er sinds de opmaak veranderd is en welke gevolgen dat heeft. Twee pagina's, bijgewerkt bij elk van de vier momenten hierboven.
Bij de volgende volledige herziening heeft u dan geen archeologisch werk, maar een lijst.
Waar het uiteindelijk om gaat
Een preventieplan is geen verantwoordingsdocument. Het is de reden waarom uw organisatie over vijf jaar veiliger is dan vandaag.
Als het die vraag niet meer beantwoordt, is het tijd om het open te doen.
Loopt uw plan achter op uw organisatie?
Preventix helpt bij het actualiseren van risicoanalyses en preventieplannen, afgestemd op waar uw bedrijf nu staat, niet op waar het stond toen het plan geschreven werd.