Een crisisplan van vierendertig pagina''s is geen probleem. Een crisisplan van vierendertig pagina''s dat pas nuttig wordt op pagina elf, terwijl u op dat moment een brandweercommandant, een ongeruste ploegbaas en een journalist tegelijk aan de lijn heeft — dat is er wel een.
De meeste kmo''s die wij zien, hebben een plan. Het is opgesteld met zorg, vaak door iemand die er de tijd voor nam. Het klopt inhoudelijk. En toch komt het er in de eerste dertig minuten van een echt incident zelden bij.
Waarom die eerste dertig minuten anders werken
In een groot bedrijf is er een crisiscel die samenkomt. Er is een voorzitter, een logger, een woordvoerder. Die rollen zijn bemand door mensen die het vaker gedaan hebben.
In een bedrijf met zestig medewerkers is er niets van dat alles. Er is een zaakvoerder die toevallig ter plaatse is of toevallig niet. Er is een productieverantwoordelijke die het incident als eerste ziet. En er is een preventieadviseur die de rol er in deeltijd bij doet en misschien net die week verlof heeft.
De crisis is niet kleiner. Het apparaat eromheen wel.
De vijf vragen die binnen een halfuur beantwoord moeten zijn
Wij toetsen crisisplannen bij voorkeur niet op volledigheid maar op snelheid. Kan iemand die het plan nooit gelezen heeft deze vijf antwoorden binnen dertig minuten vinden?
- Wie beslist nu? Niet "de directie". Een naam, een gsm-nummer, en een tweede naam voor als de eerste niet opneemt. In veel plannen staat een functie waar op dat moment niemand achter zit.
- Wie mag praten, en wie zeker niet? Het gevaarlijkste moment is niet de journalist die belt, maar de medewerker die te goeder trouw iets post. Als er geen afspraak is, is het antwoord "iedereen".
- Waar verzamelen we, fysiek? Een verzamelplaats die onbruikbaar is bij precies het scenario waar u bang voor bent, is geen verzamelplaats. Wij vragen het altijd na: en als het net dát gebouw is?
- Wie verwittigt de familie? Bij een ernstig arbeidsongeval is dit de beslissing waar de meeste organisaties over struikelen. Te traag, of door de verkeerde persoon.
- Wie schrijft op wat er gebeurt? Zonder logboek is de reconstructie achteraf een geheugenoefening. En bij een arbeidsongeval met betwisting is dat logboek het verschil tussen een dossier en een woord-tegen-woord.
Vijf vragen. Als er drie of meer zijn waar u even moet nadenken, ligt het niet aan u — het ligt aan het formaat van het plan.
Een plan dat op één blad past
De oplossing is niet korter schrijven. Het volledige plan mag gerust dik zijn; er staat nuttige informatie in voor de uren en dagen erna.
Wat ontbreekt is de voorkant: één blad, geplastificeerd, in het onthaal en in de wagen van de zaakvoerder, met de vijf antwoorden hierboven en niets anders. Geen inleiding, geen wettelijk kader, geen versienummer.
Bedrijven die dat blad maken, merken meestal tijdens het maken al waar de gaten zitten. Dat is het echte rendement.
En dan oefenen
Eén keer per jaar, een halve dag, aan tafel. Geen rookmachine, geen figuranten. Gewoon een scenario, een timer en de vraag: wat doet u nu?
De eerste keer duurt het bij vrijwel iedereen langer dan gehoopt. Dat is niet beschamend. Dat is de reden om te oefenen.
Hoe crisisbestendig is uw organisatie echt?
Preventix begeleidt kmo''s van analyse tot scenariooefening en debriefing. We beginnen met een vrijblijvend gesprek waarin we uw huidige voorbereiding eerlijk in kaart brengen.