Elk jaar hetzelfde ritueel. Het alarm gaat, iedereen wandelt naar buiten, de ploegverantwoordelijken tellen koppen, er wordt gegrapt over de koffie die koud wordt, en na twintig minuten mag iedereen terug naar binnen. In het verslag komt te staan dat de ontruiming vlot verliep.
Dat verslag klopt. Het bewijst alleen bijna niets.
Wat een geslaagde oefening meestal test
De klassieke jaarlijkse oefening wordt aangekondigd, vindt plaats op een dinsdagvoormiddag, bij droog weer, met een voltallige ploeg en zonder bezoekers in het gebouw. Wat u dan test is of mensen een uitgang kunnen vinden die ze elke dag gebruiken.
Dat is nuttig om te bevestigen. Het is geen test van uw evacuatieplan.
Een evacuatieplan wordt op de proef gesteld door de omstandigheden die u niet gepland heeft. En die zijn behoorlijk voorspelbaar:
- Het is 6u15 of 21u40, en er zijn drie mensen aanwezig in plaats van veertig.
- De hoofduitgang is precies de kant waar het probleem zit.
- Er zijn externen in huis: een technieker op het dak, een chauffeur aan de laadkaai, twee bezoekers in de vergaderzaal.
- De persoon die normaal de koppen telt, is met verlof.
- Iemand is minder mobiel, tijdelijk of permanent.
Geen van die situaties is ondenkbaar. Alle vijf komen ze vaker voor dan een brand.
De vraag die zelden gesteld wordt
Na de oefening luidt de vraag doorgaans: hoe lang duurde het? Dat is een makkelijk cijfer om op te schrijven, en het zegt weinig.
De betere vraag is: wanneer wisten we zeker dat iedereen buiten was, en waarop baseerden we ons?
In heel veel bedrijven is het antwoord daarop wankel. De telling gebeurt per ploeg, maar de uitzendkracht die die ochtend startte staat op geen enkele lijst. Of de badgeregistratie wordt gebruikt, en die klopt niet omdat mensen samen door de draaideur gaan. Of niemand weet of de chauffeur die om 9u aankwam nog op het terrein is.
Zolang die vraag geen sluitend antwoord heeft, evacueert u wel maar weet u niets. En dat is precies het moment waarop de brandweer u vraagt of er nog iemand binnen is.
Wat u kunt veranderen zonder groot project
Verplaats de oefening. Doe er een in het donker, of tijdens een ploegwissel. Eén keer. U leert er meer uit dan uit vijf oefeningen op dinsdagvoormiddag.
Blokkeer één uitgang. Zonder aankondiging. Kijk of mensen de tweede route kennen of dat ze blijven staan.
Neem de externen mee in de telling. Werk met een systeem dat bezoekers, techniekers en chauffeurs registreert, en zorg dat die lijst mee naar buiten gaat.
Evalueer op één punt per jaar. Een oefening die alles tegelijk test, levert een verslag op waar niemand iets mee doet. Kies er één ding uit dat u dit jaar echt wilt weten.
En dan het stuk na de evacuatie
Iedereen staat buiten. Wat nu?
Bij een echt incident begint op dat moment het lastigste deel: wie belt de familie van wie er gewond is, wie spreekt de pers te woord, wie beslist of er morgen gewerkt wordt, wie houdt bij wat er gebeurt. Dat staat zelden in het evacuatieplan, want het evacuatieplan stopt bij de verzamelplaats.
Daar begint het crisisbeheer. En daar oefenen de meeste organisaties nooit op.
Wilt u een oefening die wel iets oplevert?
Preventix bouwt scenariooefeningen op maat van uw organisatie en sector, van een tafeloefening van twee uur tot een volledige simulatie met debriefing en concrete verbeteracties.