Van alle taken in een crisisteam is loggen de eerste die sneuvelt. Ze voelt als administratie op een moment waarop iedereen iets nuttigers kan doen. De persoon die het zou doen, wordt weggeroepen om te helpen. En achteraf blijkt dat precies dat weggeroepen worden het duurste besluit van de dag was.
Wat een logboek eigenlijk is
Geen verslag. Geen notulen. En zeker geen document dat achteraf mooi moet ogen.
Een logboek is een lopende lijst van drie dingen: hoe laat, wat er gemeld werd, en wat er beslist werd. Meer niet. Wie het uitgebreider maakt, houdt het niet vol.
De waarde zit niet in het document maar in de handeling. Op het moment dat iemand een beslissing moet opschrijven, wordt die beslissing expliciet. "We wachten nog even" verandert in "14u12, beslist om productie voorlopig door te laten lopen tot terugkoppeling van de brandweer". Dat is een ander soort besluit, ook al is het hetzelfde besluit.
Vier momenten waarop u er blij mee bent
Bij de ploegwissel. Een incident dat langer duurt dan een paar uur, gaat over naar andere mensen. Zonder log begint die nieuwe ploeg met vragen stellen aan de mensen die net naar huis wilden.
Bij de verzekeraar. Wanneer werd de schade vastgesteld, wanneer is er gemeld, welke maatregelen zijn wanneer genomen? Zonder tijdlijn is dat reconstructiewerk uit geheugens die elkaar tegenspreken.
Bij betwisting. Na een ernstig arbeidsongeval kan er discussie ontstaan over wie wat wist en wanneer. Een log dat tijdens het incident is bijgehouden, weegt zwaarder dan een verklaring die twee weken later is opgesteld.
Bij de debriefing. Zonder tijdlijn wordt de evaluatie een gesprek over indrukken. Met tijdlijn wordt het een gesprek over waar de vertraging zat.
Waarom het toch niet gebeurt
Omdat de rol te laat wordt toegewezen. Wie pas tijdens het incident bedenkt dat er iemand moet loggen, is al twintig minuten kwijt.
Omdat de logger meestal de junior is. Dat is begrijpelijk (de anderen zijn nodig) maar de logger moet wel begrijpen wat er gezegd wordt. Iemand die de context niet kent, noteert de verkeerde dingen.
Omdat er geen formulier ligt. Een leeg blad nodigt niet uit. Drie kolommen met een kop erboven wel.
Wat u vandaag kunt regelen
Print vijf bladen met drie kolommen: tijd, melding of waarneming, beslissing. Leg ze bij het crisisplan. Zet er een balpen bij, geen laptop, die is bij een stroomuitval of cyberincident onbruikbaar.
Wijs de rol vooraf toe, met een vervanger. En spreek af dat de logger niet wegloopt, ook niet als er handen tekort zijn. Dat is de moeilijkste afspraak van de vijf, en de belangrijkste.
Oefen het één keer. Bij de eerstvolgende tafeloefening laat u iemand loggen en leest u het achteraf hardop voor. De gaten die daarin zitten, zijn de gaten die er in het echt ook zouden zijn.
Wilt u dit een keer oefenen met uw team?
Preventix organiseert scenariooefeningen op maat, van een tafeloefening van twee uur tot een volledige simulatie, inclusief debriefing waarin het logboek naast de feiten wordt gelegd.