In de meeste kmo's is de preventieadviseur iemand anders. Een productieverantwoordelijke, een HR-medewerker, een technisch coördinator. Iemand met een eigen functie, een eigen agenda en eigen doelstellingen, die er op een dag bij kreeg dat hij ook preventieadviseur is.
Dat is geen constructiefout. Voor een bedrijf van zestig mensen is een voltijdse preventieadviseur zelden realistisch. Het wordt pas een probleem als niemand hardop uitrekent wat die rol werkelijk vraagt.
Het rekensommetje dat zelden gemaakt wordt
Zet op een blad wat er in een jaar aan preventie hoort te gebeuren. Risicoanalyses actueel houden. Het jaaractieplan opstellen en opvolgen. Ongevallen onderzoeken en aangeven. Werkpostfiches. Onthaal van nieuwe medewerkers. Overleg met de externe dienst. Rondgangen. Toolboxen. Contact met het comité. Bijscholing voor uzelf.
Tel er de onvoorspelbare zaken bij: een inspectiebezoek, een ongeval, een klacht, een verbouwing.
De meeste mensen komen dan uit op een aanzienlijk deel van een werkweek. En de tijd die er formeel voor is vrijgemaakt, is meestal een fractie daarvan.
Wat er dan gebeurt
Niet dat het werk blijft liggen. Wel dat er een volgorde ontstaat die niemand bewust heeft gekozen.
Wat een deadline heeft, wordt gedaan. Wat zichtbaar is, wordt gedaan. Wat iemand komt vragen, wordt gedaan.
Wat structureel is en geen deadline heeft (de risicoanalyse die eigenlijk herzien moet worden, het gesprek over psychosociale risico's, de analyse van bijna-ongevallen) schuift door. Jaar na jaar.
Dat is geen kwestie van prioriteiten stellen. Het is wat er gebeurt als een rol te weinig tijd krijgt.
Vier dingen die helpen
Maak de tijd expliciet. Niet "een halve dag per week" als vage afspraak, maar een geblokkeerd dagdeel in de agenda. Wat niet in de agenda staat, verliest het van wat er wel in staat.
Leg vast wat u níet doet. Even belangrijk als de takenlijst. Als er dingen zijn die met de beschikbare tijd niet lukken, hoort de directie dat te weten, schriftelijk. Dat is geen indekken, dat is de organisatie informeren over een reëel gat.
Zoek één iemand om mee te sparren. De grootste last van deze rol is niet de werkdruk maar de eenzaamheid. Er is geen collega-preventieadviseur om even iets aan af te toetsen. Een externe, een collega uit een ander bedrijf, of een beroepsvereniging vult dat gat.
Onderscheid wat u zelf moet doen van wat u kunt uitbesteden. Uw meerwaarde zit in de kennis van uw eigen bedrijf. Een risicoanalyse brand, een geluidsmeting of een technisch dossier kan een externe partij doen zonder dat u de regie verliest.
Het gesprek dat u met uw directie kunt voeren
Niet: "ik heb te weinig tijd." Dat klinkt als een klacht en het levert zelden iets op.
Wel: hier is de lijst van wat er wettelijk en praktisch moet gebeuren, hier is de tijd die ik heb, dit is wat er daardoor niet gebeurt. Wat wilt u dat ik laat vallen?
Die vraag is moeilijk te negeren.
Zoekt u een klankbord voor uw dossiers?
Preventix is de sparringpartner die in veel organisaties ontbreekt. Per vraagstuk, per project of doorlopend. Er is geen minimumcontract.