Op een gemiddelde werkdag lopen er in uw gebouw mensen rond die niet op uw loonlijst staan. Een uitzendkracht in de productie, een onderhoudsfirma bij de installaties, een schoonmaakploeg, een technieker van de leverancier, een chauffeur die zijn eigen lading lost.
Elk van hen heeft een werkgever met een eigen preventiebeleid. Geen van hen kent uw gebouw zoals uw eigen mensen.
Waar het misgaat
Niet in de contracten. Die zijn er meestal wel, en er staat in dat de partijen elkaar informeren.
Het gaat mis op de vloer, op momenten die niemand had voorzien. De uitzendkracht die om 6u begint en van wie het onthaal was gepland voor 9u. De onderaannemer die zijn werkzaamheden een dag vervroegt en dat aan de planning meldt maar niet aan preventie. De technieker die "even snel" iets komt nakijken en aan geen enkele balie langsgaat. De schoonmaakploeg die 's avonds werkt, wanneer er niemand van u aanwezig is.
En bij een evacuatie: al deze mensen staan op geen enkele lijst.
Het onderscheid dat helpt
Voor de praktijk is een vraag bruikbaarder dan de juridische kwalificatie: wie kent hier de risico's, en wie kent hier de plek?
Bij een uitzendkracht kent u de plek en zijn werkgever kent hem. De risico-informatie moet dus van u komen, via de werkpostfiche, en via het onthaal dat gebeurt voor hij begint, niet erna.
Bij een gespecialiseerde onderaannemer is het omgekeerd. Zij kennen hun eigen risico's beter dan u. Wat zij niet kennen, zijn uw risico's: de leiding die onder druk staat, de installatie die automatisch opstart, de zone waar niet gelast mag worden.
Dat is de kern van de informatie-uitwisseling: elk van beide partijen levert wat de ander niet kan weten.
Vijf dingen die het praktisch houden
Een aanspreekpunt per externe partij. Niet drie mensen die elk iets afspreken.
Een onthaal dat kort genoeg is om echt te gebeuren. Vijftien minuten met de vier zaken die er in uw bedrijf toe doen, werkt beter dan een uur presentatie die overgeslagen wordt zodra het druk is.
Een registratie van wie er binnen is. Digitaal of op papier, maar een systeem, en het gaat mee naar buiten bij een evacuatie.
Werkvergunningen voor de zaken die dat verdienen. Werken in hoogte, aan installaties, met vuur, in besloten ruimte. Niet voor alles, dan wordt het een formaliteit.
Een moment vooraf bij niet-routinewerk. Een kort gesprek op de plek zelf, met de mensen die het werk doen. Dat vangt meer af dan een uitgebreide papieren procedure.
De vraag voor uw volgende overleg
Als er nu een evacuatie zou zijn, weet u dan hoeveel externen er in het gebouw zijn, en wie?
In de meeste organisaties is het antwoord: bij benadering. En bij benadering is niet genoeg als de brandweer vraagt of iedereen buiten is.
Zit u met een dossier rond werken met derden?
Preventix helpt bij de afbakening van verantwoordelijkheden en bij de praktische vertaling ervan, zodat er iets ligt waar de werf ook echt mee werkt.