In het crisisplan staan vier namen. Een coordinator, een woordvoerder, iemand voor de operationele kant en iemand die logt. Netjes verdeeld, iedereen weet het.
Het plan is geschreven met vier mensen in gedachten die er alle vier zijn. En dat zijn ze zelden.
Wanneer valt het team uit elkaar?
Niet alleen in juli en augustus. Ook op een vrijdagavond, tijdens een opleidingsdag, in een griepweek, of op de dag dat er drie mensen op klantbezoek zijn.
En er is een lastiger scenario: de crisis zelf haalt iemand weg. De coordinator is degene die gewond raakte. De woordvoerder is de persoon over wie het incident gaat. De operationele man zit vast aan de andere kant van het gebouw.
Een crisisplan dat uitgaat van volledige bezetting is een plan voor de dagen waarop u het niet nodig heeft.
Waarom "iedereen kan alles" geen antwoord is
De reflex in kleine organisaties is om te zeggen dat mensen elkaar wel opvangen. In de praktijk gebeurt het omgekeerde: als niemand specifiek is aangewezen, doet iedereen hetzelfde, namelijk het meest zichtbare probleem oplossen, en blijft de rest liggen.
Loggen is de eerste taak die verdwijnt. Communicatie de tweede.
Vervanging die wel werkt
Twee diep, niet een. Voor elke rol een eerste en een tweede naam. Niet "de directie" of "de dienstdoende", maar twee mensen die weten dat ze het zijn.
Vervanging over functies heen. De vervanger van de woordvoerder hoeft geen communicatieprofiel te hebben. Hij moet weten wat hij mag zeggen en wat niet. Dat is een afspraak, geen competentie.
Schrap rollen in plaats van ze te verdelen. Bent u met twee in plaats van vier, dan is de vraag niet hoe u vier rollen over twee mensen verdeelt. De vraag is welke twee rollen er echt toe doen in het eerste uur. Ons antwoord is meestal: iemand die beslist, en iemand die noteert. De rest kan wachten.
Zet de bereikbaarheid van vervangers ergens waar u er 's nachts bij kunt. Een lijst in een gedeelde map is geen lijst als het netwerk plat ligt.
Neem verlof mee in de planning. Een regel volstaat: van de eerste en tweede naam per rol is er altijd minstens een beschikbaar. Wie de verlofplanning maakt, kijkt daar even naar.
Externe versterking als vierde optie
Voor kmo's is er nog een mogelijkheid die vaak over het hoofd wordt gezien: een externe partij die in de eerste uren meedraait. Niet om over te nemen, u kent uw bedrijf, uw mensen en uw klanten, maar om de rol in te vullen die op dat moment onbemand is.
Dat kan de logger zijn, de sparringpartner voor de coordinator, of degene die de communicatielijn bewaakt terwijl u met de brandweer praat.
Een test van tien minuten
Neem uw crisisplan erbij en kijk naar de rolverdeling. Schrap nu de twee mensen die deze week met verlof zijn.
Wie belt er dan de familie? Wie praat er met de pers? Wie houdt bij wat er gebeurt?
Als u daar niet vlot uitkomt, weet u waar het plan bijgewerkt moet worden.
Wilt u weten hoe uw crisisstructuur ervoor staat?
Preventix analyseert uw huidige crisisvoorbereiding en geeft u een eerlijk beeld, inclusief de scenario's waarin het team niet compleet is.