Elk najaar hetzelfde ritueel. Het jaaractieplan wordt opgesteld, besproken in het comite, goedgekeurd en opgeborgen. In november van het volgende jaar wordt het opnieuw opengedaan, om het volgende te schrijven.
Twaalf maanden ertussen waarin het document niets deed.
Waarom het zo loopt
Het is geschreven voor de goedkeuring, niet voor het gebruik. Wie een document opstelt met het comite en de inspectie in gedachten, schrijft volledigheid. Wie het opstelt om ermee te werken, schrijft keuzes. Dat zijn twee verschillende teksten.
De acties zijn te groot. "Verbeteren van de ergonomie in de productie" is geen actie, dat is een thema. Er zit geen eerste stap in, dus er komt geen eerste stap.
Er staat geen naam bij. Of er staat "preventiedienst", wat in een kmo betekent: u. Twintig acties waar uw naam bij staat, is geen plan maar een wenslijst.
Er is geen moment waarop iemand ernaar kijkt. Zonder terugkerend moment gebeurt er niets. Dat is geen kwestie van discipline, zo werken organisaties nu eenmaal.
Wat een bruikbaar plan onderscheidt
Minder acties. Acht die af raken, doen meer dan vijfentwintig die blijven staan. De rest kan op een aparte lijst met wat later komt, dat is geen zwakte, dat is prioriteren.
Een eerste stap in plaats van een einddoel. Niet "risicoanalyse magazijn actualiseren" maar "rondgang magazijn met ploegbaas op 12 maart". De rest volgt daaruit.
Een naam die niet altijd de uwe is. Preventie is een lijnverantwoordelijkheid. Als alle acties bij de preventieadviseur liggen, klopt de verdeling niet, en dat is een gesprek dat het comite kan voeren.
Een datum per kwartaal, geen jaardoelen. Wat in december af moet, wordt in november gestart.
Een kolom voor de stand. Drie mogelijkheden volstaan: loopt, klaar, vastgelopen. Die derde is de nuttigste. Een actie die vastloopt, is informatie.
Het kwartier dat het verschil maakt
Zet vier momenten per jaar in de agenda, elk vijftien minuten. U loopt de lijst af en zet per actie de stand bij.
Dat is alles. Geen verslag, geen presentatie.
Wat u eruit haalt: u ziet in maart al welke acties niet gaan lukken, in plaats van in november. Dat geeft u acht maanden om iets te doen aan de reden waarom.
En het levert u iets op waar u anders naar moet zoeken: een onderbouwd verhaal richting directie. Niet "er is te weinig tijd", maar "van de acht acties zijn er drie vastgelopen op hetzelfde punt, er is geen budget vrijgemaakt".
Voor het comite
Leg het plan in elk overleg voor, ook als er niets te melden is. Dat is de goedkoopste manier om een document levend te houden, en het comite krijgt er een echte rol in.
Wilt u dat uw jaaractieplan volgend jaar wel stuurt?
Preventix denkt mee over de opbouw en de haalbaarheid van uw preventieplanning, als klankbord of als co-adviseur, zonder dat u de regie afgeeft.